Ελληνική Ομοσπονδία Ποδηλασίας - Προστασία Προσωπικών Δεδομένων

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΣΩΜΑΤΕΙΩΝ ΤΗΣ Ε.Ο.Π. https://eop.cycling.org.gr

Η ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑ ΠΟΔΗΛΑΣΙΑΣ (εφεξής "Ε.Ο.Π." ή/και "εμείς"), υπό την ιδιότητά της ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και σε συμμόρφωση προς το νομικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων (ΓΚΠΔ 679/2016, Ν. 4624/2019), σας ενημερώνει με την παρούσα για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, τα οποία καταχωρούνται στο διαχειριστικό σύστημα σωματείων της Ε.Ο.Π (https://eop.cycling.org.gr/) (εφεξής και ως "πλατφόρμα"), ως ακολούθως. Επισημαίνεται ότι η διαβίβαση των δεδομένων προς την Ε.Ο.Π, μέσω του παρόντος διαχειριστικού συστήματος σωματείων, είναι προαιρετική και έχει τεθεί σε εφαρμογή για σκοπούς αποτελεσματικότερης και ταχύτερης ολοκλήρωσης των καθηκόντων της Ε.Ο.Π. βάσει των καταστατικών της σκοπών προς όφελος όλων των μερών.

1. Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε και τρόποι συλλογής αυτών

Η Ε.Ο.Π. συλλέγει δεδομένα αθλητών, μελών ΔΣ κι εκπροσώπων των σωματείων – μελών από τα ίδια τα σωματεία – μέλη της, τα οποία έχουν δυνατότητα άμεσης πρόσβασης και καταχώρησης των απαιτούμενων στοιχείων στην πλατφόρμα της Ε.Ο.Π., μέσω μοναδικού κωδικού που τους έχει χορηγηθεί για το σκοπό αυτό. Τα σωματεία – μέλη, ως ανεξάρτητοι Υπεύθυνοι Επεξεργασίας, είναι υπεύθυνα για τη νομιμότητα της συλλογής και διαβίβασης προς την Ε.Ο.Π των δεδομένων των αθλητών και των εκπροσώπων τους, μέσω της πλατφόρμας της Ε.Ο.Π, ενώ είναι υποχρεωμένα να εξασφαλίζουν ότι τα δεδομένα που διαβιβάζουν προς την Ε.Ο.Π. είναι ακριβή και επικαιροποιημένα. Τα σωματεία – μέλη, ως ανεξάρτητοι Υπεύθυνοι Επεξεργασίας, αναλαμβάνουν την υποχρέωση να ενημερώνουν τους αθλητές και τους εκπροσώπους τους, για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων από την Ε.Ο.Π. βάσει της παρούσας ενημέρωσης, πριν τη διαβίβαση των δεδομένων στην Ε.Ο.Π μέσω της πλατφόρμας.

Τα δεδομένα τα οποία συλλέγονται και υπόκεινται σε επεξεργασία από την Ε.Ο.Π μέσω της πλατφόρμας, είναι τα ακόλουθα:

1.1. Για τους αθλητές:

ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, επώνυμο μητρός, τόπος γέννησης, ημερομηνία γέννησης, φωτογραφία, εθνικότητα, υπηκοότητα, επάγγελμα, ΑΦΜ, ΑΔΤ, ΑΜΚΑ, πιστοποιητικό γέννησης

στοιχεία μητρώου : αριθμός μητρώου, αριθμός δελτίου, σωματείο στο οποίο ανήκουν

αγωνιστικά στοιχεία : άθλημα, φύλο, κατηγορία, πληροφορία σχετικά με την ύπαρξη κάρτας υγείας αθλητή

δεδομένα επικοινωνίας: ταχυδρομική και ηλεκτρονική διεύθυνση, τηλέφωνο (κινητό, σταθερό) αθλητών και τρίτων προσώπων σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης

1.2. Για τα Σωματεία:

Μέλη ΔΣ: όνομα, επώνυμο, θέση, τηλέφωνο, email

Αντιπρόσωποι/Αναπληρωτές: όνομα, επώνυμο

2. Σκοποί επεξεργασίας των δεδομένων

Η Ε.Ο.Π., στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της και σύμφωνα με τους καταστατικούς της σκοπούς, επεξεργάζεται τα στοιχεία σας για τους κάτωθι σκοπούς:

Προβολή και επικαιροποίηση των στοιχείων του Σωματείου, όπως έχουν καταχωρηθεί στο Μητρώο της Ε.Ο.Π.

Προβολή και επικαιροποίηση των στοιχείων των Ενεργών Αθλητών του Σωματείου και Αθλουμένων στα Τμήματα Υποδομών του Σωματείου, όπως έχουν καταχωρηθεί στο Μητρώο της Ε.Ο.Π.

Online Αίτηση Εγγραφής νέου Αθλητή και Αθλουμένου προς την Ε.Ο.Π.

Έκδοση Καρτών/Δελτίων

Έκδοση Έντυπου Ιατρικής Βεβαίωσης για την έκδοση Κάρτας Υγείας

Αίτηση και Έντυπα Μεταγραφών / Αποδεσμεύσεων και προβολή εκκρεμών αιτήσεων εγγραφής, μεταγραφής/αποδέσμευσης

Online Δήλωση Συμμετοχής σε Αγώνες/Διοργανώσεις της Ε.Ο.Π. ή υπό την Αιγίδα της Ομοσπονδίας

Προβολή του Αγωνιστικού Ημερολογίου της Ε.Ο.Π.

Προβολή μηνυμάτων που σας έχουν σταλεί από την Ε.Ο.Π.

Εξακρίβωση της νόμιμης εκπροσώπησης των Σωματείων – μελών της

Διαβίβαση δεδομένων αθλητών και εκπροσώπων σωματείων στη Γενική Γραμματεία Αθλητισμού, στο πλαίσιο εγγραφής της στο Μητρώο Αθλητικών Φορέων (Μ.Α.Θ). της Γενικής Γραμματείας Αθλητισμού

Συμμόρφωση της Ε.Ο.Π με την αθλητική νομοθεσία, ενδεικτικά Ν. 2725/1999, όπως ισχύει.

3. Ποιοι λαμβάνουν και επεξεργάζονται τα στοιχεία σας

Πρόσβαση στα στοιχεία σας μπορούν να έχουν μόνο κατάλληλα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα της Ε.Ο.Π, τα οποία είναι αρμόδια για τη διαχείριση και λειτουργία του διαχειριστικού συστήματος σωματείων της Ε.Ο.Π. Η πρόσβαση των χρηστών είναι περιορισμένη και διαβαθμισμένη ανάλογα με τα καθήκοντά τους. Επιπλέον, περιορισμένη χρονικά πρόσβαση στα καταχωρημένα στην πλατφόρμα δεδομένα, δύναται να αποκτήσει ο πάροχος της ηλεκτρονικής πλατφόρμας, για σκοπούς παροχής τεχνικής υποστήριξης και συντήρησης, εφόσον απαιτηθεί. Ο πάροχος –τρίτη εταιρεία, έχει δεσμευτεί για την τήρηση του νομικού πλαισίου για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, τα οποία είναι αποθηκευμένα στην ηλεκτρονική πλατφόρμα που χρησιμοποιεί η Ε.Ο.Π. Εκτός Ε.Ο.Π., αποδέκτες των στοιχείων σας είναι η Γενική Γραμματεία Αθλητισμού, για σκοπούς προβλεπόμενους στην αθλητική νομοθεσία, όπως την εγγραφή της Ε.Ο.Π στο Μητρώο Αθλητικών Φορέων. Τέλος, τα στοιχεία σας διαβιβάζονται σε υπερκείμενες διεθνείς ομοσπονδίες ή άλλους αθλητικούς φορείς διοργάνωσης αγώνων.

4. Για πόσο χρόνο διατηρούμε τα στοιχεία σας

Θα διατηρήσουμε τα δεδομένα των αθλητών για όλο το χρονικό διάστημα κατά το οποίο παραμένουν ενεργοί αθλητές και σε κάθε περίπτωση για δύο (2) έτη από το χαρακτηρισμό τους ως ανενεργών. Εφόσον ο νόμος ή κανονιστικές πράξεις υποχρεώνουν την Ε.Ο.Π. σε τήρηση των προσωπικών δεδομένων για διάστημα μεγαλύτερο των προαναφερομένων, τα χρονικά διαστήματα διατήρησης θα παρατείνονται ανάλογα. Τέλος, εάν έχουν ανακύψει διαφορές μεταξύ υμών και της Ε.Ο.Π., που σας αφορούν άμεσα ή έμμεσα, ο κατά τα ανωτέρω χρόνος τήρησης των δεδομένων που τηρούνται από αυτήν, παρατείνεται μέχρι την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης.

5. Διαβίβαση στοιχείων σε τρίτη χώρα

Η Ε.Ο.Π, στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της, ενδέχεται να προβεί σε διαβίβαση των απολύτως αναγκαίων προσωπικών σας δεδομένων σε αρμόδιες υπερεθνικές ομοσπονδίες για την εκτέλεση των αιτήσεων των Υποκειμένων (διεθνείς αγώνες κλπ).

6. Ασφάλεια της επεξεργασίας

Η Ε.Ο.Π., έχει λάβει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να εξασφαλίσει την εμπιστευτικότητα, διαθεσιμότητα και ακεραιότητα των προσωπικών δεδομένων που της διαβιβάζονται μέσω της πλατφόρμας.

7. Τα δικαιώματά σας

Διασφαλίζουμε τα δικαιώματά σας σχετικά με την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων και φροντίζουμε να σας διευκολύνουμε για να τα ασκήσετε. Έχετε δικαίωμα να ζητήσετε:

πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με το ποια δεδομένα σας επεξεργαζόμαστε, τους σκοπούς της επεξεργασίας, τους αποδέκτες και τη διάρκεια της επεξεργασίας,

διόρθωση των προσωπικών σας δεδομένων εάν είναι ανακριβή ή ελλιπή,

διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις που θέτει το εθνικό και ευρωπαϊκό νομοθετικό πλαίσιο για την άσκηση του δικαιώματος αυτού

περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων μόνο για συγκεκριμένους σκοπούς,

ανάκληση της συγκατάθεση σας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων,

φορητότητα των δεδομένων σας, δηλαδή να λάβετε τα δεδομένα που έχετε παράσχει σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο ή να ζητήσετε την αποστολή τους σε τρίτο υπεύθυνο επεξεργασίας που θα ορίσετε.

Για οποιοδήποτε αίτημα ή εάν επιθυμείτε να ασκήσετε κάποιο από τα δικαιώματά σας σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στα κάτωθι στοιχεία αποστέλλοντας email ή γραπτό αίτημα (Υπόψιν του DPO):
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑ ΠΟΔΗΛΑΣΙΑΣ
Λεωφόρος Σπ. Λούη, Μαρούσι
Email:

Σε κάθε περίπτωση, εάν αισθάνεστε ότι έχει παραβιαστεί η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων με οποιονδήποτε τρόπο, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Λεωφ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 11523 Αθήνα, Τηλ. 2106475600, Fax: 2106475628, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο:
(www.dpa.gr)